【英文标题】The Transmutation of Enterprise Archive Management Concept: Connotation, Feature and Realization Based on the E-government

　　【作者简介】张晓慧，湘潭大学，湖南　湘潭　411105；何振，湘潭大学，湖南　湘潭　411105；易臣何，湘潭大学，湖南　湘潭　411105

　　【内容提要】档案电子政务的基本理念及其实践发展为企业档案管理创造了新环境，也提出了新要求，客观导致企业档案管理理念、服务理念和操作理念的嬗变。传统企业档案管理理念嬗变在实践中表现为档案管理对象由实质载体向虚拟信息转变、管理方式由手工作坊式向电子智能化转变、管理流程由事后整理向全程控制转变等。企业档案信息集成是兑现这种理念嬗变和实践需求而提出的新型管理范式。

　　The basic idea of electronic government affairs and its applicatory development have not only created new environment but also proposed new requirements for enterprise archive management, so it objectively causes the transmutation of enterprise archive management concept, service concept and operating concept. Traditional enterprise archive management concept practically manifests the changes in archive management object from essential carrier to virtual information, management style from manual workshops to electronic intelligence, and management process from clearing up after the event to whole control. Furthermore, enterprise archive information integration is a new management paradigm to fulfill the concept transmutation and practical demands.

　　【关 键 词】企业档案/管理理念/档案信息集成Enterprise archive/Management concept/Archive information integration

　　传统企业档案管理正在进行的理念嬗变及其在企业档案管理实践中的深刻影响，客观要求一种新的档案管理范式，而这种新的范式就是要实现企业档案信息集成。电子政务的基本理念及其实践发展为企业档案管理创造了一种新环境，也提出了新要求，客观导致了企业档案管理理念的嬗变。

　　1　企业档案管理理念嬗变的基本内涵

　　企业档案管理理念嬗变主要源于电子政务的基本特征及其对传统企业档案管理的冲击，集中表现在“以人为本”的服务理念嬗变、“效率至上”的管理理念嬗变和“注重技术”的操作理念嬗变等。其具体内容如下。

　　1.1　以人为本——服务理念的嬗变

　　服务理念是电子政务应用框架构建的重要内容，并应真正体现人民是主人，以人为本。[1]电子政务环境下，企业档案管理的宗旨也是要能为用户提供快捷、准确的档案信息服务，满足公众信息需求。这种以服务为宗旨的管理理念，以否定传统企业档案管理的被动式服务与以自我中心为逻辑起点，设计了一个以顾客需求为导向，以协商对话为手段的主动式信息服务互动机制，强调以人为本、顾客满意。

　　档案工作来源于社会需求，服务于社会需求。[2]传统社会本身的封闭性和企业档案工作最初产生的原因使传统的企业档案管理在档案信息服务中表现为单向性或“向上性”，即企业档案管理的对上“资政”作用，形成了“对上不对下、对内不对外”传统的狭隘档案服务理念。然而这种保守、狭隘的档案信息服务理念在电子政务环境中表现出了不可调和的矛盾，因为企业档案管理的社会实践环境发生了改变。开放的、自由的信息社会迫切需要开放的、公平的、便捷的，并且以满足公众需求为目的的档案信息服务。企业档案管理“以人为本”的服务理念就是要在档案信息服务过程中，运用电子网络技术，全心全“e”以顾客满意为目标提供档案信息服务，做到有“心”服务，有“e”参与。“以人为本”的档案服务理念的贯彻，很大程度上改变了企业档案管理模式，并推动档案事业发展。正如有人认为“档案服务民生是档案服务理念的升华，是中国档案服务的新方向……为档案服务社会、服务人民构筑了新的舞台，同时也为提升档案部门形象、可持续地发展档案事业注入了活力。”[3]

　　1.2　效率至上——管理理念的嬗变

　　电子政务是一种运用现代网络信息技术将政务处理与政府职能实现有机集成的工具，其作为各级政府转变职能，创新管理方式，提高行政能力的重要手段和途径，是全方位提高行政效率的一场革命。[4]同样，传统政务下的企业档案管理业务流程复杂，审批环节众多，议事程序漫长，不但浪费大量社会资源，更加影响了档案利用效率；而电子政务下的企业档案则以“顾客满意”为出发点，以电子化服务为手段、优化业务流程，使档案需求与供给无缝整合，最大可能的实现企业档案信息资源的共建与共享，突出“效率至上”的档案管理基本理念。

　　一是企业档案管理的行政效率，主要体现为职能的优化整合。传统的企业档案管理理论和实践中认为，企业档案管理只是企业内部事务观念已不能适应发展，需放大到与政府、社会以及企业与公众等大范畴的互动合作，整合与优化管理职能。

　　二是企业档案管理的经济效益与社会效益，主要体现在企业档案管理与利用的成本值，包括经济成本、社会成本和时间成本等。电子网络技术改变传统企业档案管理的人工操作，降低信息传输时间和成本，节约原来靠人脑处理档案文件所消耗的大量精力和时间，使企业档案管理与利用更加高速、高效、优质。

　　1.3　注重技术——操作理念的嬗变

　　电子网络技术发展掀起了信息社会建设高潮，现行社会的种种模式正在迅速改变，形成一个以“比特”为思考基础的新格局——管理手段数字化。[5]电子信息技术改变了传统管理的人工操作模式，跨越“数字鸿沟”，并在管理实践中注重手段的信息化、智能化和技术化，是一种发展趋势和必然。

　　电子政务环境下，企业档案信息更多以数字化形式存在和流通，管理过程中也已经不再是人工整理与保管，而是以计算机技术为代表智能化、技术化操作，因而，由“比特”组成的数字技术工具成为了当今必不可少的一种“微”操作手段，在企业档案管理实践中广泛运用。企业档案管理人员也开始面对不能触摸的数字化档案信息，并且感受到不能凭借自身器官操作而只能信赖计算机识读的以比特形式的特殊信息编码，这是一种思维和习惯的转变。

　　2　企业档案管理理念嬗变的具体特征

　　电子政务环境下传统企业档案管理理念嬗变对现实档案管理实践造成了很大的冲击和改变，使档案管理对象由实质载体向虚拟信息转变、管理方式由手工作坊式向电子智能化转变、管理流程由事后整理向全程控制转变等。

　　2.1　管理对象由实质载体向虚拟信息转变

　　在纸质档案时代，档案是半虚拟化的；而在电子档案时期，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化——符号是虚拟化的并且载体为虚拟化提供了必要条件。[6]因而，企业传统档案管理更多重视对实体档案进行分类、整理和保管，这是一种可以通过人体功能操作完成的传统管理。但是，当电子文档成倍增长，档案的管理也因为档案虚拟化程度增加而变得不再是实体管理，而是向虚拟的信息管理转变。目前，以信息文献特征(包括文献的外表特征和部分内容特征)为主的传统档案管理方式建立在档案载体的物理联系基础之上，而以互联网为传播渠道的档案管理则应建立在档案信息内容的逻辑联系之上。[7]这表明，电子政务使企业档案管理由传统物理载体管理向逻辑信息管理转移，由信息的管理转向知识的挖掘。一方面，企业在对原有的实质载体档案进行数字化建设，进行扫描、著录等，以便于管理和服务。如中国一重集团公司在档案数字中力度极大，将公司内历年产生的180万张库存底图全部数字化，实现数字化管理。[8]另一方面，企业加大现有电子文档生成、流转和保管等的规范力度，并减少实质载体档案生成。因此，电子政务的发展使企业档案管理对象由实体化走向虚拟化，由纸质化走向数字化。

　　2.2　管理方式由手工操作向电子智能转变

　　一是基本的管理手段逐渐由传统的柜架式向智能式的存储方式转变。传统的企业档案管理主要以存储企业的产品、文书、图纸等实体的档案载体，而这种载体更多地以档案柜、架等形式来保管，体现为手工操作式；而在电子政务时代，企业在业务过程中采用电子化办公、订购、销售等，其形成的档案也多表现为虚拟的数字化形式，并且档案储存形式也主要以计算机等电子设备储存。

　　二是企业档案载体管理呈现多样性，尤其是新型电子化载体大幅增多。电子政务发展使“企业特殊载体档案种类繁多，数量急剧上升，记录内容丰富，利用价值高，已成为当代档案管理的重要组成部分。”[9]电子化载体的出现和范围扩大，是手工操作方式所不能胜任的，必须由电子智能完成。

　　三是企业档案部门从面对面的直接管理和服务转变为利用网络技术的间接管理和服务。电子政务发展使企业档案管理运用电子网络技术实行远程、多维的档案管理与服务成为可能和必要，企业将档案管理和服务项目推上政务网、商务网、企业网等，自己在“幕后操纵”，提供“一站式”、“多维性”的信息服务，实现企业档案信息服务集成性与协同性。

　　2.3　管理流程由事后整理向全程控制转变

　　一是从企业档案本身的管理拓展到档案形成前身——现行文件的生成背景、环境及整个过程管理。前端控制是电子政务环境下档案管理的基本策略。对现行文件形成的要求不仅限于传统的收集、归档环节，而是延伸到对现行文件生成系统的开发设计而提出功能需求，对文件格式作统一规定，实现从事后控制到事前控制、事中控制和事后控制的完整流程，否则将被视为管理缺位。正如有人指出“电子环境下，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。”[10]

　　二是从企业档案部门的档案整理渗透到与档案管理职能密切相关的信息部门的职能拓展。电子政务环境下，企业档案管理部门对档案的指导、监督已不仅局限于某一部门，而是涉及档案文件完整生成和有效、安全归档保存的各相关职能部门，这是一个系统的工作。

　　三是从注重档案的管理到注重档案信息服务上来。电子政务体现了一种“公众需求导向”的服务理念，因此，对于企业档案来说，其基本管理过程要从以档案收集保管为重心的管理向档案信息的公众利用服务转变，并将档案信息的主动利用和服务作为档案部门业务流程的核心内容。

　　3　企业档案管理理念嬗变的现实兑现

　　传统企业档案管理正在进行的理念嬗变及其在企业档案管理实践中的深刻影响和冲击，客观上要求一种新的档案管理范式。企业档案信息集成正是兑现这种理念嬗变和实践需求而提出的新型管理范式，具有丰富的内涵和重要的意义。

　　3.1　企业档案信息集成是企业档案管理理念嬗变的现实兑现

　　档案学理论的产生和发展，首先取决于与之相对应的实践——档案管理活动的规模与层次。[11]构成档案学理论基础的实践，必须具有一定的规模和层次，这种规模和层次代表着社会分工的基本需求，即一种具有普遍性的价值取向。传统企业所面临的理念嬗变及其实践中所表现的信息技术发展和业务流程优化实践，客观上正在积极寻求一种新的档案管理价值理念或者管理范式来满足传统企业档案管理理念嬗变的内在要求。企业档案信息集成正是基于目前实践行为和现实需求而提出的一种新的档案管理范式，或者说是企业档案管理理念嬗变的一种现实兑现。这种现实兑现集中体现了电子政务环境下企业档案管理“以人为本”，运用现代信息技术优化组织流程，实现“全心全e”的档案信息服务的理念嬗变内在要求，并反映了实践主体能动性的升华。

　　3.2　企业档案信息集成的功能构成

　　根据系统论理论[12]和集成概念[13]，可以定义企业档案信息集成是指兼顾企业档案信息现有配置与管理状况下，以档案信息用户需求为导向，通过电子网络技术建立统一的信息整合共享平台，对分散异构的档案信息进行优化组合和集成服务，实现企业档案信息的最大增值。其主要功能就是依托电子政务实现企业档案的信息系统集成、信息资源集成、信息管理集成和信息服务集成等。

　　其一，企业档案信息系统集成。近年来，许多企业的档案部门，特别是一些国有大中型企业都进行档案信息化建设探索，档案信息系统建设也初具规模。目前，企业档案信息系统主要包括：企业文档一体化管理系统集成和企业档案馆(室)信息资源管理网络系统集成。信息环境发展的最高境界是：任何人、任何时间、任何地方自由存取任何类型的信息。[14]而要达到这种境界，必须对档案信息网络进行总体规划，统一管理，创建一体化集成平台，实现基于网络通信的企业档案信息网络系统集成。

　　其二，企业档案信息资源集成。从目前来看，企业档案信息资源的总量增长较快，但是由于数据格式和描述方式的差异，导致数量庞大的档案信息资源总体上处于一种无序、凌乱、分散的状态，甚至无法查阅，或者无法集成利用。信息资源集成的实质就是建立一个标准统一、格式一致、相互关联、能自由存取的档案信息数据库群。要达到企业档案信息资源集成，主要做好“五大库”建设，即企业档案信息目录数据库、资料文献数据库、全文数据库、电子照片档案信息数据库和动态音视频档案信息数据库。

　　其三，企业档案信息管理集成。从某种意义上说，企业档案信息集成归根结底是一个管理问题，是企业内部、企业之间档案信息的协调与控制。它涉及企业档案部门与各职能部门以及其他信息服务机构之间的合作与交流，如果不能使之统一观念，统一步调，那么，企业档案信息网络与物理的链接就只能成为一个毫无意义的空壳。因此，要实现企业档案信息集成，就要推动管理集成。

　　其四，企业档案信息服务集成。信息服务集成包括信息交流和利用过程中各种集成化服务，如跨库检索、信息导航、信息咨询、信息定制、信息交流和用户培训等。[15]在此过程中，其关键就是要建立企业档案信息部门之间的服务融合，提供统一的用户界面和检索方法，实现信息用户“在任何时刻，从任何地点，都可以获取任何模式的信息”，并且在任何一个企业档案网站界面和检索入口都能检索到同一主题的完整信息，达到服务的集成化。这是一种广义上的信息集成服务，既体现了以人为本的信息服务宗旨，也体现了电子网络技术的优越性。

　　【参考文献】

　　[1]黄泽民.电子政务信息架构设置的基本理念[J].福建行政学院学报，2009(1).

　　[2]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯，2011(2).

　　[3]张卫东.档案服务于民生：理念与模式[J].档案学通讯，2009(5).

　　[4]马秀霞.论电子政务与行政效率[J].湖南行政学院学报，2009(4).

　　[5]何振.浅论网络环境下的政府管理创新[J].档案学通讯，2004(4).

　　[6]丁海斌.档案虚拟论[J].档案学通讯，2004(2).

　　[7]黄春等.电子政务环境下的档案信息特点及其管理初探[J].安徽农业大学学报，2006(5).

　　[8]秦杰等.企业电子档案管理现状及运行初探[J].机电兵船档案，2007(3).

　　[9]山东档案学会.企业特殊载体档案现代化管理研究[OL].http://www.sdab.gov.cn/sdda/xsyj1/xhgz/200906160003.htm.

　　[10]申永峰等.企业档案信息集成下的工作[J].兰台内外，2007(3).

　　[11]胡鸿杰.中国档案学的理念与模式[M].北京：中国人民大学出版社，2005：30.

　　[12][奥]贝塔朗菲.一般系统论[M].北京：社会科学文献出版社，1987：15-36.

　　[13]海峰等.集成论的基本范畴[J].中国软科学，2001(1).

　　[14]刘军，宗文萍.电子政务建设对档案工作的影响[J].中国档案，2003(12).

　　[15]邓胜利.面向用户的文献信息服务集成探索[J].图书情报工作，2006(1).